Организовать свое информационное пространство – это, пожалуй, главная задача любого делового человека. Грамотно распределенные и учтенные информационные единицы – это показатель ответственного подхода к своей работе и всегда цениться профессионалами.
Очень часто встречаются «асы», первоклассно выполняющие свои обязанности, но при этом страдающие хронической дезорганизацией. Сей факт очень расстраивает, ведь можно, сделав несколько простых действий, организовать рабочую информацию и эффективно ее использовать.
В этой статье будет предложен прием организации информации и дано несколько практических советов о том, как держать необходимые данные под рукой.
Доступные средства организации информации
Для того чтобы понять принципы, по которым необходимо распределять и учитывать данные, необходимо определить для себя доступные средства организации информации.
В нашем случае мы будем рассматривать подручные средства, а именно программные продукты MS Office:
- Excel.
- OneNote.
- Word
У вас, разумеется, может быть, свой набор инструментов, но мы решили рассмотреть самые популярные.
Но не будем больше вас томить и приступим к упорядочиванию.
Способы организации информации практический совет
Для начала давайте озвучим несколько важных правил:
- Аккуратность – в вашем хранилище информации всегда должно быть все по полочкам, все записи должны быть четкими и грамотно составленными.
- Обязательность – каждая единица информации должна быть учтена, обладать проставленными реквизитами,
- Высокая самоорганизация – вы должны уделять время учету информации всегда независимо от ее количества и качества.
Организация рабочего пространства
Хранилище вашей информации может быть организовано разными способами, но мы хотим предложить самый простой и доступный. Вам нужно создать папку у себя на рабочем компьютере или на съемном носителе (2-й вариант предпочтительней). Внутри этой папки необходимо создать файл Excel, который вы можете назвать как угодно. В нашем случае это data.xls
Далее, открываем наш файл и создаем в нем следующую таблицу (данная структура предложена автором, но вы в любом случае можете адаптировать ее под себя – примечание Редакции):
- № порядковый номер для удобства.
- Подразделение – указываете документы для этого раздела.
- Тег – можно использовать общий вид документа (приказ, письмо и т. д.).
- Название документа – можно использовать как оригинальное, так и свое название.
- № документа регистрационный номер, если он есть,
- Дата последнего обновления/редакции.
- Тип документа указывается, какой документ.
- Ссылка на расположение (папка, где лежит документ).
- Ответственный – можно указать человека, который отвечает за этот документ.
Правила организации рабочего пространства
Как видите, удобная структура и наглядное представление позволяет легко и в короткий срок найти любой рабочий документ. Можно сделать множество разделов, которые будут хранить все ваши данные.
Главное, необходимо помнить, что каждая папка должна быть внутри общей и хранить оригиналы документов, которыми вы пользуетесь. Это позволит не зависеть от общих сетевых папок и всегда носить необходимые данные с собой.
Автор: Иван Алтухов