С вами наверняка случались такие ситуации, когда вы звонили человеку для того, чтобы обсудить важный проект или найти вариант решения проблемы, но вместо этого 20 минут говорили ни о чем. Или, возможно, вы повторяли одно и то же несколькими разными способами, когда все уже согласились с вашей точкой зрения?
Мир наполнен людьми, которые отклоняются от темы и начинают обсуждать несущественные вещи. Они тратят несколько часов каждый день на бессмысленные дела и никогда ничего не успевают. Конечно, иногда важно поговорить ни о чем для того, чтобы наладить взаимоотношения с человеком. Но как найти баланс? Как научиться эффективно общаться с людьми и при этом оставлять время на приятные моменты в диалоге? В этой статье мы дадим вам три совета, которые помогут в этом, и обсудим их в реальных ситуациях.
Оцените расположенность собеседника
Каждый из нас имеет определенное настроение, расписание или количество работы. Это важно понимать, потому что если у вас есть время для долгой неструктурированной беседы, то это не значит, что ваш коллега или знакомый тоже расположен к этому. У человека может быть дедлайн и ему срочно нужно завершить важное дело — и чем больше вы с ним говорите, тем сильнее он раздражается. В этом случае вам не удастся построить хорошие взаимоотношения.
Это кажется очевидным, но люди крайне редко следуют простому правилу — спрашивать, есть ли время у собеседника поговорить. Если вы спросите и получите отрицательный ответ, то сможете даже добиться расположения собеседника за то, что уважаете и цените его время.
Обсуждайте одну проблему за раз
Мы все бывали свидетелями того, как человек пытался обсудить семь проблем за три минуты, каждая из которых требует тщательного внимания. Это напоминает спутанный клубок разных нитей, который невозможно распутать.
Людям нужно время для того, чтобы обдумать проблему, взвесить варианты, проанализировать информацию. Поэтому поднимите одну тему и добейтесь того, чтобы никто не отклонялся от нее.
Вам также нужно быть достаточно мудрым для расстановки тем в правильном порядке. Самые эмоционально сложные темы можно ставить в самое начало или конец — тут все зависит от вас и каждый случай индивидуален.
Научитесь слушать и слышать
Лучшие собеседники на самом деле говорят очень мало. Они больше слушают, проявляют эмпатию и пытаются понять, что волнует человека. Такие люди не перебивают, предельно сконцентрированы и прежде чем что-либо сказать, пытаются вникнуть в суть происходящего. Они не судят и не делают поспешных выводов. Иногда достаточно десяти секунд активного слушания, чтобы наладить взаимопонимание.
Проблема в том, что когда человек молчит, он по сути обдумывает, что скажет дальше и не прислушивается к собеседнику. Возникает неприятный момент, потому что собеседник понимает, что его слова не были учтены, а ответ был заранее продуман.
Реальные ситуации
Рассмотрим четыре ситуации, в которых умение вести разговор является крайне важным.
1
Телефонные разговоры
- Перед тем как совершить звонок, выделите хотя бы минуту и подумайте, что же вы хотите сказать. Затем расставьте ключевые пункты беседы, которые хотите обсудить.
- Осознайте, какая фраза или решение будет означать, что вы достигли цели разговора. Запишите ее и фокусируйтесь на ней.
- Не высказывайте свою точку зрения больше одного раза. Скажите то, что хотели сказать и терпеливо ждите ответа.
- Если ваш собеседник задал вопрос, на который вы не знаете ответа, скажите честно об этом или попросите время на размышления.
2
Общение один на один
- Многие люди часто заблуждаются насчет разговора тет-а-тет. Они считают, что тот, кто больше говорил, тот и выиграл. Развейте это заблуждение и не пытайтесь доминировать, потому что вы получаете только один результат — тешите свое эго и тратите время.
- В офисе любят распускать слухи, поэтому избегайте этого даже если к вам обращаются с желанием получить понимание и пожаловаться на другого человека. Всегда и везде вы должны понимать, что нужно говорить и чего говорить не нужно, а также знать, в какое время это лучше всего сделать.
3
Групповые встречи
- Раздутое эго имеет значение и на групповых встречах. Люди отстаивают свою точку зрения даже в том случае, когда в ней много логических изъянов. Поэтому больше слушайте — это сохранит ваше время, позволит вам больше узнать и избежать стресса. Записывайте все важные мысли, которые придут в голову с тем, чтобы не растеряться, когда аудитории понадобится узнать ваше мнение.
- Если вы являетесь организатором такой встречи, то лучшим способом избежать затянутого выступления людей, любящих поговорить, будет временной лимит. Например, выделите три минуты на каждого человека. Это же, кстати, позволит вам понять, сколько примерно продлится мероприятие.
- Каждый человек на групповой встрече хочет достичь определенных целей. Однако чаще всего ситуация выходит из-под контроля и люди начинают жаловаться и фокусироваться на проблемах вместо их решения. Направляйте дискуссию в нужное русло при первых намеках на отсутствие конструктивности.
4
Офисная болтовня и случайные беседы
- Используйте обеденный перерыв для налаживания взаимоотношений с коллегами, а по его окончании конкретно намекните им, что вы намерены работать.
- Разделяйте конструктивную и неконструктивную беседу. На первую у вас почти всегда должно находиться время, потому что это ваша работа. Вторая же не должна мешать первой и вашим карьерным и личным целям.
Желаем вам удачи!