Что, если ваш главный поставщик объявил себя банкротом? Или ваш лучший сотрудник сломал ногу и теперь не сможет работать несколько месяцев? Подобные непредвиденные обстоятельства могут обескуражить даже самого сильного лидера. Поэтому к ним следует быть готовым. Планирование это не только что-то глобальное. Это значит думать и о мелких событиях вроде потери информации, члена команды, поставщика и так далее. В бизнесе важно предусмотреть эти случаи, чтобы при наступлении негативного события моментально среагировать и исправить ситуацию.
Оценка риска
Потребность в создании плана на случай непредвиденных обстоятельств возникает из тщательного анализа риска и трудностей, с которыми организация может столкнуться. Это также полезно, когда вы запускаете новый или долгосрочный проект — что случится, если «План А» провалится? В мире бизнеса многое идет не так, как хочется, потому что существуют десятки факторов, которые сложно предвидеть. Поэтому создайте «План А» и «План Б» на тот случай, если что-то пойдет не так.
Используйте следующие принципы:
- Определите все важные процессы для своего бизнеса. Если возникнет неприятность, она первым делом затронет самые важные аспекты. Поэтому выделите основные и проанализируйте, каким образом можно минимизировать потери.
- Определите риски. С какими именно рисками вы можете столкнуться? Какой аспект вашего бизнеса наиболее важен для успеха? Создайте список потенциальных угроз.
- Расставьте приоритеты в рисках. Потенциальных угроз может быть так много, что вы будете ошеломлены. Поэтому определите, с какими именно рисками вы будете бороться. Очень важно не перегружать план. Вы должны найти разумный баланс между тем, что может никогда не случится и адекватной подготовкой к возможной негативной ситуации, на которую вы сможете быстро и эффективно ответить.
- Учитывайте психологический фон. Во время наступления непредвиденного обстоятельства люди начинают очень нервничать и даже если у них есть «План Б», они необязательно будут ему следовать. Поэтому работайте над психологической устойчивостью своих людей.
Разработка плана
При разработке плана учитывайте следующие моменты:
- Ваша главная цель — сохранить в рабочем состоянии главные операционные процессы. Какой минимальный уровень сервиса и функциональности можно предоставить в случае непредвиденного обстоятельства?
- Установите временные периоды. Что нужно сделать в первый час после наступления непредвиденного обстоятельства? В первый день? В первую неделю?
- Определите триггер. Как вы определите, что пора приступать к «Плану Б»? Решите, каким будет первое действие. Кто будет ответственным за выполнение плана?
- План должен быть простым и написанным на понятном языке. А его выполнение не должно вызывать лишних вопросов.
- Учтите нехватку ресурсов. Каких ресурсов вам будет не хватать в случае наступления катастрофы?
- Определите «успех». Как вы поймете, что чрезвычайная ситуация преодолена?
- Включите «План Б» в стандартные процедуры. Для этого может потребоваться специальное обучение вашей команды.
- Управляйте рисками. Риски можно, как правило, минимизировать.
Выполнение и поддержка плана
Недостаточно будет просто написать план на листе бумаги и отложить его в сторону. Вы должны регулярно пересматривать план, вносить поправки.
Вот некоторые советы:
- Расскажите о своем плане команде.
- Расскажите своей команде об их ролях во время чрезвычайной ситуации.
- Проведите обучение команды.
- Оцените результаты обучения.
- Пересматривайте свой план время от времени.
- Раздайте пересмотренный и исправленный план своей команде и убедитесь в том, что старый план был изъят.
Под аудитом плана следует понимать:
- Произведение переоценки рисков для вашего бизнеса.
- Анализ усилий для контроля риска и применение других подходов, если усилий требуется слишком много.
- Проведение мозгового штурма на предмет того, как нужно быстро и эффективно действовать в случае наступления непредвиденного обстоятельства.
План на случай непредвиденного обстоятельства часто игнорируется многими компаниями. Лидеры и так загружены повседневной работой, поэтому зачастую у них не хватает времени и желания для того, чтобы заниматься такими мелочами.
Однако само создание такого плана отнюдь не означает, что вы должны выделять дополнительные ресурсы. Иногда вполне достаточно написать четкую инструкцию, поручить обязанности членам вашей команды и добиться того, что каждый человек будет четко знать, что ему делать.
Если вы можете себе это позволить, тогда вкладывайте также ресурсы — технологические, человеческие, финансовые. Это своего рода страховка, которая поможет вашему бизнесу оставаться на плаву. Также помните о том, что иногда непредвиденное обстоятельство оказывает влияние на все компании в стране или регионе, а значит тот, кто подготовился к нему лучше всех, получит конкурентное преимущество.
Желаем вам удачи!