Даже лучшие менеджеры допускают при планировании проектов серьезные ошибки. Они упускают важные моменты, не принимают во внимание значительные риски и терпят неудачи с самого начала. Достаточно сложно смотреть на общую картину, когда вы полностью поглощены процессом создания плана: чего вы хотите достичь и почему? Каковы риски и предположения? И по каким параметрам можно определить, что пункты плана успешно воплощены в жизнь?
Logical Framework Approach (логико-структурный подход) — это техника, которая поможет ответить на все эти вопросы и не терять связь с действительностью.
Обзор техники
Logical Framework Approach состоит из семи сфер проекта, помогающие вам убедиться в том, что все ключевые вопросы были заданы:
- Цель: каких результатов мы ожидаем?
- Смысл: зачем мы хотим этого достичь?
- Результаты: каковы ожидаемые результаты?
- Деятельность: что и как мы будем делать, чтобы достичь цели?
- Индикатор достижения результатов: как мы узнаем, что проект успешно воплощается?
- Средства проверки: как мы будем проверять полученные результаты?
- Риски и предположения: какие предположения лежат в основе структуры нашего проекта и каков риск?
Эти сферы представляют собой матрицу, в которой цель, смысл, результаты и деятельность находятся на строках, а остальные три элемента — на столбцах.
Использование техники
1
Определение результатов и деятельности
Первым шагом будет мозговой штурм для понимания, каких результатов мы хотим достичь и какая именно работа предстоит.
Начните с цели и смысла, а затем перейдите к результатам и деятельности:
- Цель: каким должен быть идеально воплощенный проект? Чего вы хотите достичь?
- Смысл: что хорошего случится при достижении цели? Кто получит выгоду? Какова основная мотивация?
- Результаты: какая определенная ситуация будет считаться результатом? Какие изменения нужно внести, чтобы достичь идеального результата?
- Деятельность: что именно и как должно быть сделано?
Таким образом мы получили все четыре строки матрицы.
2
Проверка вертикальной логики
Убедитесь, что:
- ЕСЛИ вы завершите подзадачу, ТОГДА появятся результаты. Вы должны убедиться в связи между деятельностью и результатами.
- ЕСЛИ результаты будут достигнуты, ТОГДА смысл вашего проекта будет достигнут.
- ЕСЛИ смысл проекта будет достигнут, ТОГДА цель проекта будет достигнута.
Таким образом вы получаете некую гарантию, что все ключевые элементы проекта взаимосвязаны и не противоречат друг другу.
3
Определение рисков и предположений вашего плана
Существует множество внешних факторов, которые могут загубить ваш проект. На стадии планирования крайне важно определить ключевые предположения и риски, связанные с ними.
Для определения предположений спросите себя: «Какие действия и переменные должны быть для того, чтобы проект был успешным?». Начните с самого низа матрицы:
- Предположения о деятельности: Что вы должны сделать для того, чтобы процесс деятельности по реализации проекта был успешен? Какие ресурсы должны быть при этом задействованы?
- Предположения о результатах: Какие факторы вне вашего контроля должны присутствовать для того, чтобы вы получили желаемые результаты?
- Предположения о смысле: Какие внешние факторы должны существовать, чтобы смысл остался тем же, что и вначале?
- Предположения о цели: Каковы необходимые условия для долгосрочной жизнеспособности цели проекта?
4
Проверка логики рисков и предположений
Теперь, когда вы выявили идеальные предположения и риски, вам нужно проверить их для того, чтобы определить:
- Связаны ли ваши предположения друг с другом,
- Насколько велики риски.
В первую очередь проверьте свои предположения по логике «если/и/тогда». Начните снизу матрицы:
- ЕСЛИ процесс деятельности по реализации проекта будет успешен И предположения верны, ТОГДА будут получены желаемые результаты.
- ЕСЛИ результаты получены И предположения верны, ТОГДА смысл будет достигнут.
- ЕСЛИ смысл достигнут И предположения верны, ТОГДА цель будет достигнута.
5
Определение индикаторов достижений
Теперь вам нужно убедиться в том, что вы сможете успешно отслеживать прогресс проекта.
Показатели эффективности являются конкретными мерами, используемые для мониторинга. Вот критерии для правильного индикатора:
- Действительный: он должен измерять желаемый результат.
- Надежный: вы сможете полагаться на индикатор время от времени и он не будет вас подводить.
- Чувствительный: индикатор может измерить любые изменения в проекте.
- Простой: информацию, полученную от индикатора, можно легко применить.
- Полезный: информацию, полученную от индикатора, можно использовать для решения будущих проблем.
- Доступный: индикатор не требует больших финансовых расходов и не отнимает много времени.
Использование этих критериев для каждой цели, смысла, результата и деятельности поможет вам отслеживать прогресс.
Желаем вам удачи!