Популярные и простые техники тайм-менеджмента

Популярные и простые техники тайм-менеджмента

Поначалу освоение техник тайм-менеджмента не столько  экономит, сколько тратит ценный временной ресурс. Это неудивительно, так происходит при освоении любого нового навыка. Поэтому возникает замкнутый круг: для освоения тайм-менеджмента нужно время. А где его взять, если его и так нет? Что делать? С чего начать?

Начните с определения, какая сфера жизни требует упорядочивания. Вы хотите разобраться с беспорядком дома? Вам не хватает времени на работе? Или, будучи студентом, вам нужно срочно готовиться к сессии? Ниже мы приведем по несколько полезных рекомендаций для той или иной сферы жизни.

Тайм-менеджмент для производства

Для оптимизации времени на производстве была разработана система 5С, которая позволяет производить «Точно в срок» (Just in Time). Эта система состоит из 5 этапов:

Сортируйте, а именно:

  • проверьте местоположение элементов и оцените их полезность в данном месте,
  • удалите ненужные элементы.

Соблюдайте порядок, а именно:

  • часто используемые инструменты расположите ближе к рабочему месту,
  • обеспечьте легкий доступ к инструментам,
  • подпишите места для предметов.

Содержите рабочее место в чистоте, а именно:

  • убирайте рабочее место,
  • следите за чистотой пола,
  • осматривайте инструменты на пригодность.

Стандартизуйте процедуры поддержания чистоты и порядка, а именно:

  • разработайте правила, закрепляющие новые методы порядка,
  • проверьте, что все знают свои новые обязанности,
  • используйте фотографии, чтобы визуализировать новый порядок.

Cтимулируйте поддержание порядка, а именно:

  • организуйте тренировки,
  • регулярно проводите аудит новых стандартов,
  • поощряйте вклад работников в улучшения.

При возникновении проблем определите их причину и измените правила, чтобы избежать повторения.

Тайм-менеджмент в бизнесе

Для тайм-менеджмента в бизнесе хорошо подойдут идеи Брайана Трейси, изложенные им в книге «Тайм-менеджмент»:

  • повышайте свою самооценку,
  • определите ваши ценности,
  • подумайте над вашей миссией,
  • планируйте наперед, оглядываясь назад,
  • создавайте письменные планы,
  • составляйте схемы своих проектов,
  • составляйте ежедневные списки дел,
  • установите четкие приоритеты,
  • выполняйте срочные и важные дела,
  • определите ключевые результаты,
  • делегируйте,
  • концентрируйтесь на одном,
  • разделяйте на простые маленькие подзадачи,
  • создайте «блоки времени» под разные задачи,
  • контролируйте вмешательства,
  • делайте похожие дела в одно время,
  • выделите определенное время для разговоров по телефону,
  • проводите эффективные собрания,
  • читайте быстрее, запоминайте больше,
  • инвестируйте в профессиональное развитие,
  • организуйте свое рабочее место.

Дела, по мере их выполнения, часто занимают больше времени, чем было запланировано. В этом случае поможет система 4Д (4D system), которая предлагает следующую сортировку задач:

  1. Делегировать (Delegate). Если это важная задача, есть ли кто-то, кому можно ее делегировать?
  2. Делить и уменьшать (Diminish). Можно ли уменьшить масштаб задачи? Может, работу над 12-часовым отчетом способна заменить часовая консультация?
  3. Двигать дальше (Delay). Если задача не может быть завершена быстро и не имеет высокого приоритета, отложите ее.
  4. Далеко и надолго (Delete). Какие будут последствия, есть это не сделать? Вспомните правило Парето 80/20 и подумайте над приоритетом этой задачи.

Есть, конечно, и пятое Д. Пятое Д – делайте!

Тайм-менеджмент в учебе

Высокоэффективные люди учатся всю жизнь. Каковы наиболее эффективные техники? Их не так уж и много:

  • Преобразуйте информацию разными способами (нарисуйте майнд-карту, придумайте аббревиатуру для ценных идей, сделайте презентацию).
  • Регулярно воспроизводите информацию у себя в голове.
  • Упрощайте, то есть разделяйте информацию на маленькие подзадачи.
  • Обобщайте и сжимайте информацию.
  • Ведите здоровый образ жизни.

И, конечно же, не забывайте себя поощрять. Это поможет вам всегда оставаться в тонусе.

Тайм-менеджмент в быту

Для сокращения времени в быту попробуйте систему Fly Lady или метод Мари Кондо.

Система Fly Lady была создана американкой Марлой Сили для женщин, у которых нет времени, но которым хочется поддерживать свой дом в чистоте (мужчинам же вполне можно рекомендовать все остальные техники и советы из данной статьи и материалы статьи «Как все успевать: эффективный тайм-менеджмент и 8 принципов отношения ко времени»).

Создательница системы организации домашних дел Fly Lady, устав от бесконечного беспорядка дома, начала с одной регулярной привычки – мытья раковины на кухне. Раковина стала тем островком чистоты, который мотивировал ее делать дальнейшие шаги по наведению чистоты.

Начните с небольшой достижимой цели, как, например, загрузка посудомоечной машины каждый вечер. И маленькими, но регулярными шагами продвигайтесь дальше, повторяя этот ритуал каждый день. Даже повторять – это уже немало – это формирование новой привычки, выработка нового качества характера. Не забывайте обязательно поощрять себя для сохранения мотивации.

Аббревиатура Fly означает Finally Loving Yourself, что означает «наконец полюбив себя». Идея любви к себе является основной в системе Fly Lady, поэтому каждое утро, прежде чем приступить к работе, надо наряжаться! В этой системе расписаны утренний ритуал начала дня и ритуал отхода ко сну, чтобы всегда выглядеть на все 100% (рекомендуем посетить сайт Марлы Сили).

Мари Кондо – японский специалист по наведению порядка в доме. Она не просто описывает, какие рутины могут организовать ваш быт, но объясняет, как делать это эстетично и получать удовольствие. Она признает, что организовать рутину часто мешают непредвиденные обстоятельства. Поэтому начните со своих приоритетных задач, а затем дополните их ежедневными рутинами. Это сбалансирует глобальные цели с повседневными задачами. Более подробно о ее идеях можно прочитать в книге «Магическая уборка. Японское искусство наведения порядка в доме и в жизни».

Общие принципы тайм-менеджмента

И в заключение еще несколько общих рекомендаций из области управления временем, которые можно применять абсолютно в любой сфере:

  • Приведите себя в ресурсное состояние с помощью здорового образа жизни.
  • Сортируйте дела и окружающие вас предметы.
  • Двигайтесь маленькими и простыми шагами.
  • Найдите или разработайте четкий и простой алгоритм для рутинных дел.
  • Держите на рабочем месте только нужные вещи.
  • Закрепляйте привычки регулярным повторением.
  • Разработайте систему самопоощрения и визуализируйте ваши достижения.

Сейчас разработано много различных направлений тайм-менеджмента. Поэтому не ограничивайтесь нашей статьей, а ищите свои варианты или создавайте собственные. Мы же можем предложить вам в помощь наш собственный курс «Лучшие техники тайм-менеджмента», который научит вас управлять своим временем от А до Я. Желаем удачи!

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: