Чек-лист — это список факторов, свойств, параметров, аспектов, компонентов, критериев или задач, структурированных особым образом для достижения поставленных задач. Практически для каждой деятельности или профессии он совершенно необходимым. Почему? Количество сваливающейся на нас ежедневно информации просто поражает. Сегодня сложно устроиться в жизни, если вы занимаетесь чем-то одним. Знать несколько языков или уметь программировать зачастую недостаточно для весомого успеха. Нужно разбираться в бизнесе, психологии, уметь общаться с людьми и многое другое.
Хирург Атул Гаванде написал книгу «The Checklist Manifesto: How to Get Things Right», в которой дал множество советов о том, как создать эффективный чек-лист. Вот главные моменты.
Простая сила чек-листа
Вот ключевые причины, по которым чек-лист можно считать важнейшим инструментом для культивации дисциплины и профессионализма:
- Чек-лист гарантирует, что вы не упустили главное. В своей книге доктор Гаванде описывает чек-лист как «когнитивную сеть», которая защищает нас от ментальных ошибок (наших ограничений в памяти и внимании). Они гарантируют, что мы не упустим что-то важное, когда слишком устанем или поддадимся лени.
- Чек-лист высвобождает ваши ментальные ресурсы для того, чтобы вы могли сосредоточиться на сложном. Когда вам не нужно думать о мелочах, это позволяет освободить разум для принятия более сложных решений, включая ситуации, когда происходит нечто неожиданное и незапланированное.
- Помогает быть дисциплинированным. Чек-лист позволяет четко следовать рутинным операциям и протоколу. Когда мы близко знакомы с чем-либо, то становимся невнимательными, а значит легко пропускаем что-то слишком очевидное. В любом деле чрезвычайная расслабленность и комфорт могут сыграть злую шутку.
- Экономит время. Поскольку список лежит прямо перед вами, то не нужно тратить ни ментальной энергии, ни времени. Вы быстро пробегаете по всем пунктам списка и можете быть уверены, что учли все.
Задумайтесь на минуту, нужен ли вам чек-лист для того дела, которым занимаетесь. Это нелегкий вопрос, ведь порой он действительно не нужен. И все же в некоторых областях без него не обойтись.
Как создать чек-лист
Помните, что не существует понятия «хороший» или «плохой» чек-лист.
Вот несколько советов, которые помогут создать собственный.
1
Сосредоточьтесь только на существенном
Хороший чек-лист — это такой список, который передает все самое нужное, не скатываясь в обильную детализацию. Не забывайте о том, что чек-лист не должен говорить вам о том, как нужно что-либо делать, это просто последовательный список напоминаний. Попытайтесь ограничить его 5-10 пунктами. Если их больше, вероятно получится объединить несколько пунктов в один. Это называется оптимизацией.
Однако: «Все следует упрощать до тех пор, пока это возможно, но не более того».
2
Сделайте его простым и практичным
Используйте язык, который сможете понять. Чек-листом пользуетесь именно вы, поэтому нет смысла делать список витиеватым — пишите, как думаете. Если список длинный и в нем большое количество слов, то он теряет главную функцию — автоматически и быстро напоминать о самом важном.
Тут также не забывайте об оптимизации: если можно заменить два-три слова на одно, сделайте это немедленно. Не перегружайте список. Пускай для вас слово «эффективность» не будет пустым звуком.
3
Определите «точки паузы»
Важный вопрос, который себе следует задать: «Когда я должен использовать чек-лист?». Так называемые «точки паузы» — это конкретное время, когда вы (или команда) должны остановиться, чтобы просмотреть список для проверки следующего шага.
Обратите внимание: через какое-то время вам может показаться, что вы полностью знаете процедуру и возникнет соблазн выбросить чек-лист. Однако именно это желание и нивелирует саму суть чек-листов, ведь вам он нужен для того, чтобы не совершать ошибок, даже когда вы знаете все.
4
Определите Do-Confirm и Read-Do
Do-Confirm — это проверка того, что вы уже сделали. Read-Do — это то, что следует прочесть и запомнить, чтобы сделать потом (как, например, рецепт блюда, когда вы читаете и запоминаете несколько пунктов наперед).
5
Будьте готовы к пересмотру и обновлению чек-листа
Когда вы создаете список, постоянно думайте о том, что убрать, добавить или объединить. Возможно, вам понадобится провести несколько экспериментов. Например, для достижения одной цели выбрать одни пункты, а затем — другие. Это наглядно можно увидеть при приготовлении пищи, что также является прекрасной метафорой во многих других сферах.
Желаем вам удачи!