Неорганизованные люди могут быть творческими и интересными, но сотрудничать с ними не всегда приятно. Вам приходится ждать, пока такой человек сделает свою работу. Такая зависимость может давить на вас и даже заставлять чувствовать виноватым и себя. Неорганизованность отдельных членов команды может загубить общую работу. Что можно сделать в таких случаях? Как правильно руководить неорганизованными людьми?
Поиск причины
Прежде чем приступить к поиску решения, необходимо точно определить причину. Задайте себе следующие вопросы:
- Понимают ли члены вашей команды, почему важно быть организованными?
- Они считают, что быть организованными не очень важно? Возможно, просто не видят в этом проблемы? Вам нужно дать им понять, как нехватка организованности даже одного человека влияет на всю команду.
- Подвергаются ли члены вашей команды ситуативной дезорганизации? Она случается, когда неорганизованность возникает в конкретной ситуации и влияет на дальнейшую работу. Это может быть развод, повышение, семейные дела, серьезная болезнь.
- Имеет ли неорганизованность хорошие последствия в их случае? Некоторые люди чувствуют себя как рыбы в воде именно в ситуациях, в которых царит полнейший хаос. Они работают лучше всего под серьезным давлением и способны выдавать хорошие результаты.
- Подвержены ли ваши подчиненные депрессии, расстройству внимания, долгосрочной меланхолии? Если у вас есть такие подозрения, поговорите с человеком и убедите его пройти обследование.
Есть две причины, почему люди не хотят обращать внимание на свою жизнь и являются неорганизованными.
Нехватка знаний
Зачастую людям нужно объяснять почему организация — это так важно. Например:
- Выразите обеспокоенность. Скажите, что обеспокоены их неорганизованностью. Вы хотите помочь этим людям преуспеть.
- Фокусируйтесь на преимуществах компании и их личных выгодах. Люди могут даже не догадываться о том, как неорганизованность может влиять на их успех и успех компании. Дайте понять, что правильный образ мышления снизит стресс и поможет сэкономить массу времени. Это откроет им новые возможности.
Нехватка мотивации
Что, если люди недостаточно мотивированы, чтобы внести порядок в свою жизнь?
- Проведите четкую параллель между неорганизованностью и стрессом. Напомните им о недавних случаях, когда они выходили из себя, и скажите почему это произошло. Мотивация возникает, когда человек видит четкую зависимость между своими действиями и результатами.
- Объясните все преимущества. Если человек хочет повышения, объясните ему, что необходимо в себе культивировать, чтобы получить должность.
- Выясните, почему они не мотивированы. Возможно дело в неуверенности или личных проблемах. Найдите истинную причину.
- Дисциплинируйте. Это подразумевает также применение наказаний. Только убедитесь в том, что это не приведет к ухудшению ситуации.
Что если ваш менеджер неорганизован?
В этом случае все еще сложнее. Если вы являетесь лидером компании, то можете поддаться искушению и просто поручать менеджеру выполнять оговоренный список дел. Однако это лишь поверхностное руководство, вам же нужно быть мудрее.
- Обратите сознательное внимание менеджера на проблему. Неорганизованность менеджера влияет на команду и всю компанию, поэтому добейтесь того, чтобы человек понимал, что должен нести ответственность.
- Используйте цветное кодирование. Срочные файлы или задачи должны быть помещены в красные папки, документы, требующие подписи — в зеленые, дела, требующие рассмотрения — в синие и так далее. Такая наглядность поможет видеть и структурировать задачи в правильном порядке: они не будут скапливаться и приводить к стрессу.
- Используйте описательные фразы в электронных письмах. Подобный подход поможет менеджеру правильно сортировать письма и определять, какой подход к ним применять.
- Ограничьте выбор. Неорганизованность часто возникает там, где человек имеет несколько возможностей для выбора и не может принять решение. Поэтому ограничьте это число до трех и дайте ему свободу действовать в этих рамках.
Советы
Порой самые мелкие изменения приводят к потрясающим результатам. Рассмотрите следующие советы:
- Объединяйте информацию. Несколько файлов или документов на одну тему должны быть объединены друг с другом и отделены от документов и файлов на другую. Такой простой подход позволить не тратить время понапрасну и держать голову ясной.
- Изучайте тайм-менеджмент. Человек, добившийся успеха в этом искусстве, достигает значительно большего, чем неорганизованный. Все великие люди преуспевали в этом и придумывали собственные системы планирования времени.
- Устанавливайте цели компании. Говорите о них снова и снова.
- Поощряйте и награждайте. Это лучший способ разбавить рутину.
Желаем вам удачи!