Мы составляем списки дел с наилучшими побуждениями: чтобы сэкономить время, разгрузить мышление, не забыть о самом важном. Но допускать ошибки при их создании — хуже, чем отсутствие списка дел вообще.
Главная ошибка, которую все допускают — недостаток размышления. Да, есть простые списки, которые не требуют рефлексии. Но есть списки сложные, важные для нас, где нельзя просто черкнуть пару слов и готово. Перед тем, как создавать список дел, нужно проанализировать свой распорядок, ограничения времени, мотивы, ценности. Только в таком случае он будет разумным и правильным.
Избавьтесь от главной ошибки и переходите к тем, что помельче. Вот семь ошибок, которые отличают плохой список дел от хорошего.
1
Написание слишком длинного списка дел
Многие люди пишут списки, которые содержат от десяти дел. Несмотря на то, что мы и правда выполняем в сутки десятки задач, список не должен нагнетать стресс. Он должен мотивировать и прояснять мысли.
Запишите не более трех важных задач на день. Это те действия, которые принесут наибольшую пользу, поэтому им нужно уделить первостепенное внимание. Это также поможет выполнять задачи в порядке важности. Таким образом, вы начинаете свой день с важных вещей. Держите этот список перед глазами, пока не вычеркните все дела.
По завершении важных дел, можете создать еще один список, состоящий из десятков мелких дел. Так как вы уже закончили самое сложное и важное, данный перечень не будет раздражать, а только придаст новых сил.
Если вы будете начинать свой день с самых важных дел на протяжении нескольких лет, вы достигнете того, чего не могут достичь 99% всех людей.
2
Неопределенность и двусмысленность
Многие люди записывают свои дела без четко определенного первого и последнего действия. Что мешает нам начать чаще всего? Страх перед первым шагом, который непонятен. Поэтому четко определите, каким он будет и подготовьтесь к нему.
Например, вы записали задачу «Работа с презентацией». Это неопределенное дело, потому что не включает конкретные действия, которые нужно выполнить. Вы могли бы лучше сформулировать их, если бы написали:
- Посмотреть пять презентаций с TED
- Подумать о трех идеях для презентации
- Написать черновик презентаций
Помните, что каждая задача должна включать в себя определенное и четкое действие. Таким образом вы будете знать, было ли оно выполнено.
Кроме того, каждая задача должна отвечать трем требованиям:
- Измеримый результат
- Может быть выполнено за установленный период времени
- Включать четко определенную конечную точку
3
Не управлять своим временем
Трудно быть продуктивным, если вы не знаете, сколько времени требуется для выполнения задачи. Но как проанализировать время, необходимое для выполнения?
Прежде чем приступать к какой-либо задаче, составьте приблизительную оценку того, сколько времени на это понадобится. Это дает вам простую основу того, что может быть достигнуто в конкретный день. Если вы ошиблись, то, по крайней мере, начнете учиться правильно управлять временем. Очевидно, что это привычка, требующая некоторой практики. Когда вы начнете делать это регулярно, вам будет легче предсказывать, что можно выполнить за один день.
4
Позволять случайным событиям отвлекать вас
Каждый день отличается от другого. Мы все переживаем разные эмоции, находимся в разных состояниях и у каждого случаются проблемы, а также возникают неожиданные задачи. Несмотря на то, что важно структурировать и распланировать свой день, также важно быть гибким.
Начинайте каждый день с проверки своего календаря. Посмотрите, какие действия вы запланировали. Посмотрите на несколько дней в будущее. Убедитесь, что включаете на каждый день один час свободного времени для незапланированных дел.
Вы обнаружите, что создание этой безопасной подушки уменьшит уровень стресса.
5
Фокусироваться на мелких результатах
Заманчиво создавать списки, полные неотложных задач на первый взгляд. Это дела, которые могут казаться важными, но на самом деле не имеют никакого отношения к долгосрочным планам.
Вы должны ставить глобальные цели и идти к ним. Не нужно искать оправданий вроде «Больше цель — больше стресса». Люди получают стресс и от того, что ничего не делают.
6
Не сочетать задачи с долгосрочными целями
Когда задача действительно имеет отношение к цели, вам не нужна сила воли, чтобы ее достичь. Вы даже готовы работать в два раза больше.
Перед созданием списка дел вы должны четко понимать, зачем все это нужно. Даже если причина очевидна, все равно подумайте о ней. Правда в том, что когда задача связана с долгосрочной целью, вы будете ощущать больше мотивации и энтузиазма, выполняя ее.
7
Нервничать из-за незавершенного списка дел
Некоторые дела сразу же становятся неотложными, а другие могут игнорироваться, если у вас ограниченное количество времени. Несмотря на это, важно помнить, что список дел — это не вопрос жизни или смерти. Не следует мучиться из-за невыполнения некоторых задач.
Еще раз напоминаем: если вы будете каждый день выполнять по три самые важные задачи на протяжении долгого периода времени, то будете поражены результатами. Желаем вам удачи!