Проекты сегодня сопровождают нас по жизни практически всегда. Но, конечно же, в наибольшей степени само понятие проектов относится к профессиональной области. И, как и следует полагать, проекты должны управляться, для чего и существуют системы управления проектами, о которых мы и побеседуем.
Что такое системы управления проектами?
Под системой управления проектами обычно подразумевается комплекс технологических и организационных методик и инструментов, поддерживающих управления проектами в организациях и способствующих повышению эффективности их осуществления. Нередко данное понятие объясняют и более узко, говоря о системе управления проектами как об информационной или автоматизированной системе управления проектами, т.к. как о программе.
Любая система управления проектами подразумевает наличие определённых целей и задач.
Целями систем управления проектами являются:
Какие бывают системы управления проектами?
Здесь мы сосредоточим своё внимание именно на информационных системах управления проектами. Исходя из технических характеристик, такие системы управления проектами бывают:
- Локальными/настольными (Microsoft Project и другие)
- Клиент-серверными с установкой на сервере основных компонентов ПО и приложения на локальном компьютере (Oracle Primavera, Microsoft Project Server и другие)
- Веб-базированными, для работы с которыми требуется лишь доступ к Интернету (Адванта и другие)
В настоящее время информационные системы управления проектами являются, преимущественно, веб-базированными. Отличаются же они по двум основным параметрам:
- Место установки ПО (это может быть либо сервер организации, либо облако)
- Модель ценообразования (система может либо покупаться единовременно, либо предполагать арендную плату)
Сегодня на рынке систем управления проектами можно отыскать достаточного много полностью или частично бесплатного «софта». Самое недорогое ПО выгодно использовать небольшим организациям, специализирующимся на малом бизнесе. Функционал таких систем включает в себя возможность управлять задачами, вести списки и т.п. Если же речь о среднем или крупном бизнесе, то его представители стараются сохранять данные на собственных серверах или дата-центрах, взятых в аренду, т.е. используют более дорогие системы.
Продолжая тему функционала систем управления проектами, можно привести в пример несколько наиболее популярных, среди которых PMBok, Agile и PRINCE2.
Далее будут представлена только краткая сравнительная характеристика:
- Система управления проектами PMBok – ориентирована на управление ресурсами и сроками проектов (если содержание фиксировано условно). Если изменится содержание, изменятся сроки и бюджет, если будут меняться критерии качества и цели, то будет изменяться содержание. Система также может предоставлять информацию о неэффективности управления проектами или неоптимальном использовании ресурсов
- Система управления проектами Agile – ориентирована на управление содержанием проектов и продуктов (если сроки и бюджет зафиксированы условно). Система позволяет разделять проект на отдельные циклы и работать с каждым из них в отдельности, создавая из них минипроекты. Также своевременно сигнализирует о времени, когда необходимо произвести переоценку приоритетов
- Система управления проектами PRINCE2– ориентирована на комплексное управление проектами. Она позволяет отслеживать динамику запуска и реализации проектов, руководить проектами и инициировать новые, производить контроль этапов, управлять созданием продуктов, а также изменять границы этапов
Конечно же, какой-либо одной универсальной методики управления, которая подходила бы ко всем проектам, не существует, исходя из чего, выбирать систему необходимо, руководствуясь типом проекта и особенностями среды, в которой он создаётся.
Если, например, у вас в работе проект, в котором возможны небольшие изменения по содержательной части (строительные проекты и т.п.) можно смело выбирать каскадную систему управления проектами, типа PRINCE2 или PMBok.
Когда разрабатывается программное обеспечение, графический дизайн и другие подобные сервисно-ориентированные проекты, наиболее подходит система Agile. В том же случае, если необходимо свести к минимуму риски и использовать для выполнения среднего или крупного проекта структурированный подход, то лучшим вариантом будет PRINCE2.
Но использовать в своих проектах следует любые системы управления, даже если они и не являются очень популярными. Самое главное, чтобы они в максимальной степени соответствовали проектам.