Главное правило организации конференции, и привлечения большого количества людей – массовое распространение информации на нескольких ресурсах и порталах. Конференция должна быть грамотно распланирована. Интересная тема мероприятия, актуальная и необходимая информация – все это привлечет внимание слушателей к проекту.
Чтобы привлечь около 100 соискателей за день, нужно только распространить информацию о конференции, дать максимально подробное описание программы и вопросов, которые будут рассмотрены. Спрос на хорошие предложения всегда высок.
Подготовка к конференции
Сегодня формат конференции широко распространен, и вопрос о подготовке мероприятия является весьма актуальным.
Подготовка к конференции делится на несколько этапов:
- Составление и согласование плана конференции,
- Согласование финансового плана,
- Выбор места проведения конференции,
- Разработка стиля конференции,
- Приглашение людей на конференцию.
Прежде всего, конференция – это заявление о продукте или услугах, определенной группе слушателей. Если конференцию проводит Научно – Исследовательский центр, или Кафедра Института, то основная группа слушателей – студенты высших учебных заведений.
Привлекать студентов к посещению конференции можно массово, распространяя информацию в институтах и университетах, через деканат. Информация должна быть преподнесена таким образом, чтобы не просто заинтересовать посетителей, но и побудить к действию. В план мероприятия необходимо вписать разъяснение гостям конференции тематики, и ответы на вопросы слушателей. Если формат конференции предусматривает выступление некоторых студентов у микрофона, это также следует вписать в план.
Виды научных конференций, пользующихся спросом
Существует множество разных видов научных конференций, однако не все из них привлекают студентов. Наиболее интересными, и пользующимися спросом являются:
- Научно–практические конференции:
- Международные конференции,
- Всероссийские (Российские) конференции.
Как провести конференцию с успехом
Конференция, организованная в аудитории университета
Организаторы конференции
В роли организаторов конференции могут выступать Научно–Исследовательские центры, Научно–Исследовательские институты и Кафедры института и университета, главное, чтобы во главе стоял профессор (доктор наук).
Форматы участия в конференциях
Научные конференции могут проводиться в очном и заочном формате. Каждый из них имеют свои преимущества и недостатки. Очный формат конференции позволят собрать всех заинтересованных в развитии и слушании темы людей в одном месте. Они общаются между собой, задают вопросы, знакомятся. Однако не все могут посетить ее, ведь конференции проводятся, как правило, в крупных городах.
Преимущество заочной конференции – возможность посещения мероприятия в режиме онлайн, публикация докладов на официальном сайте доступна вне зависимости от места обучения и проживания.
Программа заочной конференции позволяет снизить затраты на проведение мероприятия, отсутствует проблема получения виз для студентов. Также не все могут позволить себе оторваться от учебного процесса на одну – две недели. При проведении заочной конференции такой отрыв не происходит.
Масштаб конференции
По масштабу выделяют 2 типа конференций: Российские (всероссийские) и международные. Их главное отличие в том, что в международной конференции могут принять участия не резиденты страны-организатора. Международные конференции ценятся выше научным сообществом.
Место проведения конференции
При составлении плана мероприятия необходимо ориентироваться на определенное количество слушателей. Когда становится известна точная цифра участников конференции, арендуется зал. На каждого студента и сопровождающего должно быть предусмотрено сидящее место.
Следует отдать предпочтение залу с хорошей акустикой, ведь главная цель конференции донести до людей информацию. Говорящего в микрофон человека, должно быть отчетливо слышно как на передних, так и на задних рядах.
Характеристики зала для проведения конференции:
- Вместительность,
- Хорошая освещенность,
- Качественный косметический ремонт, отсутствие выпадающих плиток на полу и стенах, мигающих ламп, сползающих обоев,
- Чистота помещения,
- Наличие сцены, и необходимого количества розеток для установки звуковой техники.
Регламент конференции и составление информационного письма
Регламент и информационное письмо являются документами, которые в обязательном порядке должны быть предоставлены организаторами конференции.
В Регламенте указываются все основные Правила и Положения о проведении конференции, ее этапы, порядок выступления студентов, сроки подачи заявок. В Регламенте прописывается порядок отбора студентов на конференцию.
Информационное письмо отправляется организаторами по всем учебным заведениям, которые представляют своих студентов для участия в мероприятии. В письме содержится вся необходимая информация по проведению конференции. Указывается тематика мероприятия, порядок его проведения.
В информационном письме указываются:
- Цель и задачи конференции,
- Анализ проблем на конференции,
- Языки, на которых будет проведено мероприятие,
- Формат конференции – очный или заочный,
- Шаблон заявки на участие.
Обязательные условия организации конференции
При организации конференции необходимо пройти все этапы:
- Собрать научное сообщество (3-10 заседателя), во главе которого должен быть профессор.
- Зарегистрироваться в РИНЦ (обязательно!).
- Зарегистрировать книжные коды ISBN, УДК, ББК или найти партнера-издателя для печати сборника конференции.
- Составление плана, подача соответствующих документов в учебные заведения,
- Организация мероприятия,
- Размещение информации о мероприятии,
- Проведение мероприятия,
- Подведение итогов.
Сборник материалов научной конференции (пример)
Как организовать научно-практическую конференцию
Научно–практическая конференция подразумевает наличие в программе мероприятия не только теоретической, но и практической составляющей.
Алгоритм действий по организации научно–практической конференции схож с организацией любого вида конференции. Составляется план, утверждается смета расходов, в которой учитывается стоимость организации студенческих выступлений.
Научно–практическая конференция это не просто прослушивание лекции, а чтение докладов, их обсуждение, демонстрация знаний студентами.
Как организовать международную конференцию
Самый важный пункт в организации международной конференции – возможность участвовать в конференции участникам из других стран. Как правило формат таких конференций заочный. Стоимость публикации научных статей 250-350 рублей за страницу.
Как продвигать конференцию
Организаторы конференции желают привлечь к участию как можно больше слушателей. Используя несколько вариантов продвижения, можно привлечь в день около 100 человек.
Email рассылка по университетам
Рассылка приглашений на конференцию по электронной почте является самым простым вариантом продвижения. Email письмо должно содержать в себе тему конференции, Положение и Регламент, а также шаблон заявки на участие.
Платная реклама в Интернете
Подача платной рекламы в интернете эффективна при наборе слушателей на крупные конференции мирового уровня. Главный плюс платных объявлений – они выделяются маркерами в строке поиска и хорошо заметны пользователям интернета. Для размещения платной рекламы используется Яндекс.Директ, Google Adwords, Target Mail, контекстная реклама.
Группа ВКонтакте и Facebook
В эпоху интернета все студенты пользуются социальными сетями, самыми популярными из которых являются Facebook и ВКонтакте. Продвижение конференции будет эффективным в том случае, если создать группу и целенаправленно приглашать в нее студентов крупных российских вузов.
Собственный сайт (через поиск)
Официальный сайт конференции, выведенный в ТОП – поиска приносит хорошие результаты, и привлекает большое количество слушателей. Следует позаботиться об информационном наполнении сайта. Тексты должны быть краткими и информативными.
Размещение информации в онлайн-каталогах
Онлайн–каталоги проводящихся в текущем году конференций регулярно просматриваются студентами и деканами, поэтому размещение информации таким образом позволит набрать нужное количество людей.
Самыми популярными онлайн – каталогами являются:
- Konferencii.ru – распространенный онлайн – каталог, позволяющий привлечь около 10 человек в день,
- Konferencer.ru – один из крупнейших сайтов – каталогов для набора слушателей на конференцию,
- Kon-ferenc.ru – один из самых «старых» каталогов научных конференций.
- NauchnieStati.ru/konferencii/ – самый крупный и современный онлайн-каталог, позволяющий бесплатно публиковать любые научные конференции. В день возможно привлечение от 20 человек. Стоит отметить, что только в этом каталоге нет ограничений.
Однако, кроме плюсов, у площадок для размещения информации о конференциях имеются и минусы:
- Дорогое размещение. Реклама и клик еще не гарантирует того, что человек подпишется на конференцию,
- Ограничение в количестве информации,
- Даже при наличии собственного сайта нет полной гарантии того, что он привлечет посетителей. Для вывода сайта в ТОП требуется не только написание хороших, СЕО – оптимизированных статей, но и поднятие сайта в рейтинге по городу, что стоит немалых денег.
Как привлечь 100 соискателей конференции за 1 день?
При выполнении всех указаний вполне реально за первый день после начала рассылки приглашений, набрать около 100 изыскателей и больше.
В системе Яндекс.Директ можно привлечь в день около 20 человек, при рассылке по E-mail – 10 человек, с хорошо раскрученной группы, имеющей более 3000 подписчиков, можно привлечь 5 человек в день, как и при наличии собственного, посещаемого сайта.
Также существует еще один вариант привлекать более 20 человек ежедневно до начала конференции, не совершая при этом практически никаких усилий – разместить конференцию на сайте NauchnieStati.ru. Регистрация и размещение бесплатно.
Публикация конференции на сайте НаучныеСтатьи.Ру
После регистрации на странице NauchnieStati.ru\konferencii следует разместить объявление. Этот сайт является лучшим из нескольких подобных онлайн – каталогов, он более удобен, и пользуется большой популярностью у пользователей интернета.
Особенности привлечения слушателей через научные площадки:
- Контроль над информацией о мероприятиях,
- Легкий доступ к странице для студентов. Сайт с информацией о конференции открывается при введении таких запросов, как: «научные конференции», «научные конференции «…тема..», «научные конференции в … «городе»,
- Бесплатное размещение,
- Автоматическая рассылка новостей подписчикам каждую неделю,
- Круглосуточная поддержка.